Наведите порядок в своем программном обеспечении

Программное обеспечение – ценный актив. И не только из-за своей стоимости, но и из-за результатов, которые он помогает достичь в современных бизнес-процессах, в повседневной работе. Неточности в учете, неупорядоченное использование, нелегально установленные копии ПО – все это усиливает риски компании, в том числе и юридические.

В отличие от других активов, материальных или нематериальных, в данном случае вы имеете дело с лицензиями – правами на использование программного обеспечения. Лицензия – это ваш договор с правообладателем, по которому вы обязуетесь использовать программное обеспечение в определенном количестве экземпляров, на определенных условиях, соблюдая другие условия и ограничения. Лицензиям сопутствуют и другие активы: дистрибутивы и мастер-копии, упаковка, сертификаты подлинности и руководства пользователя. Их использование тоже регулируется лицензией, где может быть подробно описано, например, что делать с сертификатом подлинности, можно ли изготавливать копии с дистрибутивного диска, сохранять ли упаковку и руководство пользователя и так далее.

Попробуйте ответить на вопросы:

Для чего вы используете компьютеры и программное обеспечение?
Сколько у вас настольных компьютеров?
Сколько у вас серверов?
Какие программы использует ваша бухгалтерия( отдел продаж, программисты)?
Следите ли вы за своими лицензиями на ПО?

Если у Вас нет четкого ответа на любой из вопросов, то стоит задуматься о внедрении Software Asset Management (SAM) - технологии управления лицензиями на программное обеспечение.

Вы можете навести порядок в программном обеспечении самостоятельно или можете обратиться за помощью к нам.

Для небольших компаний навести порядок в ПО вполне посильная задача, если есть подготовленный специалист и понятно, что нужно делать. Вот примерный перечень шагов, которые нужно пройти:

Собрать и описать общие сведения о своей инфраструктуре, сети.
Провести полную инвентаризацию программного обеспечения, установленного на всех ваших компьютерах. Как правило, ручной вариант инвентаризации не подходит, нужно пользоваться специальными программами по инвентаризации ПО, о них есть информация в следующем разделе.
Подсчитать приобретённые ранее лицензии, сравнить их с количеством установленных программных продуктов и проверить соблюдение лицензионных условий.
Разработать типовые конфигурации рабочих мест, правила использования программного обеспечения, приказы, инструкции и другие регулирующие документы.
Удалить лишние программы, докупить (если не хватает) лицензии, установить на компьютеры ПО в соответствии с разработанными типовыми конфигурациями. Подписать внутренние документы (правила использования ПО, приказы, регламенты, инструкции), довести их до сведения сотрудников.

Главные правила, которых нужно придерживаться, чтобы поддерживать порядок в ПО, после его наведения

Некоторые из этих пунктов очень помогут Вам к тому же и при проверках правоохранительных органов:

В компании должна быть разработана, подписана руководителем и донесена до сотрудников политика использования ПО (правила использования ПО) – нужно это для того, чтобы сотрудники не ставили на компьютеры неположенный софт и понимали, что компания серьезно относится к вопросам поддержания порядка в ПО. Полезно вывесить эту политику в рамочке на видном месте.
Выпустить приказ об обязательном использовании только легально приобретённого программного обеспечения, о порядке его установки и удаления, включая наказания за нарушение этих правил.
Регулярно, как минимум раз в полгода, нужно проводить инвентаризацию ПО и проверять соответствие используемого ПО купленным лицензиям.
Поддерживать и своевременно обновлять базу данных (перечень) лицензий и хранилище документов, подтверждающих лицензионность (легальность использования) ПО. Назначить ответственного, который будет поддерживать эти базы в актуальном состоянии и при внутренних или внешних проверках быстро предоставит всю информацию.
Хорошо бы описать и строго выполнять несколько базовых бизнес-процедур, описывающих:

Как и на каком основании вы приобретаете ПО.
Каким образом учитываются и хранятся приобретённые лицензии и комплектующие поставки.
Каким образом и на каком основании ПО устанавливается на компьютеры пользователей.

Бесплатные средства инвентаризации ПО

Бесплатное средство, позволяющее определять, какое программное обеспечение Майкрософт установлено на компьютерах – Microsoft Software Inventory Analyzer.

Минимальные системные требования: Microsoft Windows® 98 или более поздняя версия ОС, Pentium III или более мощный, 64 Мбайт (рекомендуется 128 Мбайт), 20 MB свободного пространства, Microsoft Internet Explorer® 5.0 или более поздней версии.
Руководство пользователя по MSIA.
Наиболее часто встречающиеся вопросы по MSIA.
Эта программа может работать на автономном компьютере или в сети Microsoft Windows.

Другие бесплатные средства для инвентаризации ПО вы можете найти на следующем ресурсе.

Мы предлагаем пакет услуг по внедрению процесса управления лицензиями на Вашем предприятии.

В состав услуг входит:

Аудит программного обеспечения:

Поиск и идентификация программного обеспечения установленного на рабочих станциях;
Обработка результатов инвентаризации;
Выдача заключения по итогам аудита;
Консультации по вопросам лицензирования программного обеспечения;
Сбор документов подтверждающих легальность использования ПО;
Сопоставление результатов аудита с фактически имеющимися лицензиями и бухгалтерскими документами;
Разработка типовых конфигураций рабочих компьютеров
Разработка процедур приобретения, хранения, установки программного обеспечения в компании;

Стоимость услуг по внедрению процесса управления лицензиями :

Количество компьютеров в компании	Стоимость,руб.
5	13000
10	25480
15	37830
20	49920